Assistant(e) projets géothermie profonde

Descriptif sommaire du poste

L’assistant(e) peut agir pour le Sipperec (travaux en maîtrise d’ouvrage direct) et pour des sociétés dont le syndicat est actionnaire (SPL, SEMOP, …). Il (elle) participe à la réussite du développement, de la construction puis de l’exploitation des réseaux de chaleur alimentés par géothermie. 
Il (elle) assure l’accueil physique et téléphonique, les prises de rendez-vous, la gestion des mails  des agendas, etc. Il (elle) organise des réunions multi partenaires (logistique, prise de note, comptes rendus). 
Il (elle) se tient informée du déroulement des opérations de géothermie tant en phase amont, qu’en phase chantier ou en exploitation afin de pouvoir gérer efficacement l’ensemble de ses missions.
Il (elle) réalise des appels de fonds, le suivi budgétaire, l’exécution des marchés, les dossiers de subvention, la facturation mensuelle des abonnés,… en appui et en lien avec le directeur et l’ingénieur en charge du projet ainsi qu’avec les services finances et juridique du syndicat.
Il (elle) met à  jour les données des fichiers de contacts, produit des tableaux de bord et est garant(e) de la bonne organisation administrative du projet et des éventuelles sociétés dédiées (SPL, SEMOP,…).
Dans le cadre des sociétés dédiées, il (elle) a en charge la convocation et le suivi des diverses instances (Conseil d’Administration, comité d’Investissements, Assemblée Générale,…), les liens avec l’expert comptable et le commissaire aux comptes, les obligations liées aux sociétés (contrôle de légalité, registres, etc.)


Descriptif détaillé
 

L’assistant(e) a en charge :

  • Il (elle) assiste les ingénieurs et directeurs en charge du projet
    • Il (elle) filtre les appels, organise la gestion des mails et les transmet à qui de droit en s’assurant du suivi des éventuelles réponses, etc.
    • A leur demande, l’assistant(e) peut tenir l’agenda des ingénieurs/directeurs. Il (elle) prend les rendez-vous et informe les intéressés en cas d’empêchement. Il (elle) gère les reports de rendez-vous ou réunions.
    • Il (elle) prépare des courriers et gère les signatures, envois et archivages.
    • Il (elle) assure le suivi administratif du projet et des sociétés (SPL, SEMOP,…) et est garant(e) du bon archivage papier et numérique. 
  • Il (elle) a en charge la préparation et la convocation des diverses instances (comités de suivi, conseils d’administration, assemblées générales, comités des usagers,…)
    • Il (elle) collecte les documents constitutifs, assure les convocations, le suivi du quorum, l’organisation logistique, …
    • Il (elle) rédige les compte-rendus / procès verbaux et plus globalement le suivi administratif
  • Il (elle) organise des réunions multi partenaires 
    • Il (elle) réserve les salles, organise la logistique, ….
    • Il (elle) expédie les convocations et tient le suivi des inscriptions. Il informe le ou les organisateurs de la progression des réponses.
  • Il (elle) assure la réalisation des appels de fonds de l’instruction au suivi des dossiers de subvention, le suivi des facturations aux usagers, le suivi des recouvrements de créances impayées par les clients débiteurs an collaboration avec le trésor public, il (elle) suit la trésorerie du budget annexe en lien avec le service financier du Syndicat,
  • Il (elle) assure le suivi budgétaire et l’exécution des marchés en lien avec les services finances et juridique (bons de commande, documents d’exécution des marchés, conformité des factures au marché, traitement des factures des entreprises titulaires, suivi des paiements et relance des entreprises)
  • Il (elle) peut participer à la saisie des crédits sur le budget annexe avec le directeur et l’ingénieur en charge du projet et les services administratifs (Communication, Finances, RH et juridique)
  • Il (elle) participe à la valorisation des projets (visites des chantiers, relations presses, site web, organisation d’événements, …) en lien avec le service communication du Sipperec.


Plus globalement, il (elle) se tient informé(e) et participe activement au bon déroulement des projets de géothermie en étant garant(e) de la bonne réalisation des tâches administratives et financières qui lui incombe.
 

Qualités – compétences

Savoir

  • Connaissance du contexte  des collectivités locales et des société publiques locales
  • Expression orale et écrite (notes, comptes rendus, courriers, …) : maîtrise des règles d’orthographe, de syntaxe, de grammaire
  • Maîtrise des règles de correspondance
  • Maîtrise des outils bureautiques et plus généralement informatiques
  • Notion de base de comptabilité publique et privé


​​​​​Savoir faire
 

  • Organisation - Programmation des tâches / Planification / estimation de la charge
  • Tenue de dossiers complexes : Classement, gestion de l’accessibilité, …
  • Établissement et maintien d’un climat de confiance avec les interlocuteurs externes
     

​​​​​​​Savoir être

  • Confidentialité et discrétion professionnel
  • Rigueur - Respect des délais
  • Autonomie – Capacité d’initiative
  • Empathie, curiosité
  • Adaptabilité

 

Conditions d'exercice

Localisation : Tour de Lyon, 173/175 rue de Bercy - 75012 PARIS (Métro Gare de Lyon)

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