Assistant.e Assemblées et marchés (SIFUREP)

Missions

L’assistant.e assemblée et marchés gère l’administration et les dossiers des instances (comités syndicaux, CAO, CDSP, CCSPL) et des marchés publics du Syndicat Intercommunal Funéraire de la Région Parisienne (SIFUREP) et  du Syndicat Intercommunal des Joncherolles SICJ. Il/elle est rattaché à la responsable juridique du SIFUREP.

Activités

L’assistant.e assemblées  et marché apporte un soutien administratif et juridique.


Contribution à l’organisation et la gestion du service :

  • Il (elle) assure le suivi et l’enregistrement du courrier départ et arrivée.
  • Il (elle) assure l’accueil téléphonique du service juridique.
  • Il (elle) rédige les courriers simples.
  • Il (elle) participe à l’organisation des réunions : planification, constitution de dossier prise de notes, rédaction de comptes rendus.
  • Il assiste les membres du service dans les tâches administratives : saisie et envoi des bons de commande, envoi des courriers du service.

Participation à l’organisation et au suivi de l’assemblée délibérante (comité syndical), et des actes (délibérations, décisions, arrêtés) :

  • Il (elle) tient à jour le calendrier des instances et participe à la communication des dates aux élus.
  • Il (elle) assure la tenue administrative des dossiers du comité syndical : préparation des dossiers et des convocations des comités et des commissions, constitution de dossier, relances téléphoniques, préparation des envois en préfecture et des notifications, aide à la préparation du procès-verbal, classement des dossiers selon les procédures en vigueur, rédaction du compte rendu des décisions du Président.
  • Il (elle) assure la logistique pour l’organisation des comités : réservation de salles, traiteur.
  • Il (elle) assure la tenue des registres des actes et du recueil des actes administratifs.
  • Il (elle) prépare les décisions et arrêtés originaux, suit la signature des conventions et assure l’affichage des actes administratifs.


Participation à l’organisation et au suivi des commissions : commission consultative des services publics locaux (CCSPL),  commissions de délégation de service public (CDSP) et commissations d’appel d’offres (CAO).

  • Il (elle) s’occupe de la logistique, de l’envoi des convocations et de la préparation des dossiers.
  • Il (elle) tient à jour les fichiers, fait les relances.

Participation à la gestion et le suivi des procédures d’adhésions des collectivités aux syndicat.

  • Il (elle) prépare les actes et documents correspondants : circulaire aux communes, lettre de saisine du Préfet, notification.
  • Il (elle) suit la désignation des délégués des collectivités membres du syndicat.
  • Il (elle) assure le suivi administratif des adhésions. Il tient et met à jour les fichiers des délégués.

Assistance à la passation et à l’exécution des marchés publics :

  • Il (elle) apporte un soutien administratif et juridique au juriste en charge des marchés en matière de passation des marchés publics récurrents.
  • Il (elle) met en œuvre les modalités d’enregistrement des candidatures et des offres.
  • Il (elle) prépare la transmission en préfécture des marchés publics et les notifications.
  • Il (elle) participe à l’exécution des marchés publics, y compris de travaux (ordres de service, sous-traitance, réception…)
  • Administration du parapheur électronique Fast :
  • Il (elle) crée les circuits de signature des différents documents et les utilisateurs,
  • Il (elle) assure l’assistance à l’utilisation auprès des utilisateurs.

 

Conditions d'exercice

Localisation : Tour de Lyon, 173/175 rue de Bercy - 75012 PARIS (Métro Gare de Lyon).

  • Travail en bureau
  • Télétravail
  • Pas de déplacements

 

Savoir

  • Connaissance du contexte des collectivité territoriales
  • Bonne connaissance des instances, assemblées et actes.
  • Techniques de secrétariat : prise de notes, utilisation des outils bureautiques, ...
  • Maîtrise des outils bureautiques et plus généralement informatiques et des logiciels métier.
  • Capacité rédactionnelles.
  • La connaissance des marchés publics est un plus.

 

Savoir faire

  • Tenue d'un plan de travail,
  • Tenue de planning,
  • Communication orale et écrite,
  • Prise en compte des contraintes de services.

 

Savoir être

  • Rigueur, fiabilité
  • Réactivité
  • Disponibilité
  • Capacité d’initiative, curiosité
  • Aptitude au travail en équipe

 

 

Si vous souhaitez postuler à ce poste, envoyez votre candidature en joignant votre CV et une lettre de motivation via notre formulaire de contact !